La elaboración del instrumento de registro no solo es una etapa del proceso de investigación, sino que, y principalmente, es un momento de la producción de los datos. Es un recurso del que disponemos en toda investigación social con fuentes primarias para contribuir al pasaje del hecho al dato. Y esto lo posiciona como un recurso que exige especial atención por parte de quien lo construye. Veremos a lo largo de este capítulo que un instrumento de registro no es, simplemente, un conjunto de preguntas. No resulta de la necesidad, el deseo o las ganas de preguntar, es la expresión de un proceso que se inició con un problema, con objetivos, con un marco conceptual y que maduró reflexionando en torno a conceptos, variables, hipótesis, que tomó en cuenta quién debía ser la fuente de información más pertinente y cómo, dónde y cuándo debía ser abordada. El instrumento de registro no es un punto de partida, sino un punto de llegada a la compleja instancia de contrastación teórica y empírica.
Las preguntas, las pautas, las instrucciones, los diferentes estímulos (verbales o visuales) que forman parte de cualquier instrumento de registro resultan, siempre y necesariamente, de nuestros referentes teóricos que identificamos como conceptos-variables o como dimensiones teóricas —qué queremos conocer— y de nuestra base empírica —a quién queremos conocer—. Cualquier pregunta que surja por fuera de este marco referencial pone en riesgo la validez y confiabilidad del instrumento en cuestión. Este es un principio rector en la construcción de todo instrumento de registro.
La acción de registrar alude a anotar, señalar, inscribir, pero para ello es necesario observar, examinar, atender al fenómeno a ser registrado. El registro resultante es una señal o marca que informa sobre algo que puede pertenecer al ámbito de lo manifiesto, de lo visible o al ámbito de lo oculto, de lo invisible. En este sentido, el instrumento de registro es el recurso metodológico, el medio, que permite obtener señales o marcas de la realidad de estudio. Pero esas señales resultan de la intersección entre qué se pretende observar, cómo se observa y el hecho observado. El mismo fenómeno puede ser observado de diferentes modos, tantos como referentes conceptuales haya.
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